Laporan Kuliah Kerja Praktek "Analisa Sistem Delivery Order Pada PT ABC President Indonesia"
ANALISA SISTEM DELIVERY ORDER
PADA PT. ABC PRESIDENT INDONESIA
LAPORAN
KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah KKP
Nopian
Nim : ...............
Jurusan Manajemen Informatika
2017
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Kami Panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan dan karunia-Nya sehingga kami bisa menyelesaikan Tugas ini dengan baik pada waktu yang telah ditentukan. Adapun judul makalah yang penulis ambil yaitu, “Analisa Sistem Delevery Order Pada PT. ABC President Indonesia”.
Tujuan Penulisan Makalah ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah KKP Pada Program ......... Jurusan Manajemen Informatika di ....................................................
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Laporan KKP ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, ijinkan penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada:
1. ..............................
2. Pihak PT. ABC President Indonesia
3. Orang Tua Tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual kepada Kami.
4. Serta rekan-rekan mahasiswa dan mahasiswi jurusan Manajemen Informatika kelas 12.5C.14 pada khususnya dan seluruh mahasiswa ......................... pada umumnya.
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga terwujudnya makalah ini. Kami menyadari bahwa Penulisan Makalah ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penyusunmohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penyusundimasa yang akan datang.
Akhir kata semoga makalah ini dapat berguna bagi penyusun khususnya dan bagi para pembaca umumnya.
Karawang, 19 Desember 2017
Penyususn Makalah
Daftar Isi
Lembar Judul
Lembar Persetujuan dan Pengesahan
Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Simbol
Daftar Gambar
Dafatar Tabel
Daftar Lampiran
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Umum
1.2 Maksud dan Tujuan
1.3 Metode Penelitian
1.4 Ruang Lingkup
1.5 Sistematika Penulisan
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem
2.1.2 Pengertian Sub Sistem
2.1.3 Karakteristik Sistem
2.1.4 Klasifikasi Sistem
2.1.5 Konsep Dasar Informasi
2.1.6 Sistem Informasi
2.2 Peralatan Pendukung (Tools Sistem)
2.2.1 Diagram Alir Data
2.2.2 Kamus Data
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Pustaka
3.1.1 Sejarah Perusahaan
3.1.2 Visi dan Misi
3.1.3 Struktur Organisasi dan Fungsi
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
3.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
3.4 Kamus Data
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan
3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
3.5.1Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
3.6 Permasalahan
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
Daftar Pustaka
Daftar Riwayat Hidup
Surat Keterangan PKL
Lampiran
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar 3.4. Diagram Detail
DAFTAR TABEL
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
DAFTAR LAMPIRAN
1. Lampiran A.1 Purchase Order
2. Lampiran A.2 Sales Order
3. Lampiran A.3 Surat Perintah Muat Barang
4. Lampiran A.4 Delivery Order
5. Lampiran A.5 Faktur
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Umum
Perkembangan industri yang sangat pesat diiringi oleh kemajuan teknologi, menyebabkan perusahaan harus mengerahkan seluruh sumber daya perusahaan secara maksimal dan profesional untuk mendukung keberhasilan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat di era Masyarakat Ekonomi ASEAN (MEA). Pembelian barang dalam perusahaan tentu merupakan kegiatan yang sering dilakukan, dimana proses pembelian ini menyangkut pada beberapa proses yang harus dilakukan dan siapa saja yang terlibat didalamnya. Seiring berjalannya waktu pembelian barang dapat dilakukan secara online, semuanya terkait karena perkembangan zaman yang semakin mengedepankan aspek teknologi.
Dalam sebuah perusahaan yang hasil produksinya dijual ke luar negeri dan material yang digunakan juga merupakan barang import tentu lebih membutuhkan suatu sistem informasi yang lebih canggih agar dapat menekan pengeluaran keuangan, seperti tagihan biaya telpon, biaya kertas, biaya transport, dan biaya-biaya pendukung lainnya. Maka dari itu, sistem yang digunakan pun harus dapat mendukung keberlangsungan perusahaan tersebut agar dapat menghasilkan keuntungan yang besar.
Dan
dalam Tugas Kuliah Kerja Praktek ini penulis akan menguraikan sebuah
sistem informasi pengiriman barang /delivery order di PT. ABC President Indonesia.
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan dari penulisan KKP ini adalah :
a. Untuk mengtahui sistem berjalan yang sedang digunakan di PT. ABC President Indonesia.
b. Untuk menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman yang di miliki penulis.
c. Untuk mempraktekan ilmu atau menerapkan ketrampilan yang di peroleh penulis selama kuliah.
d. Sebagai latihan dan bimbingan untuk penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek.
1.3. Metode Penelitian
Sebagai bahan penulisan KKP ini, data-data yang berupa teori berhubungan dengan masalah yang dibahas maupun data-data yang diperoleh dari hasil penelitian lapangan. Penulis menggunakan metode sebagai berikut :
a. Metode Observasi
Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung pada bagian sistem pengiriman barang/delivery order di PT. ABC President Indonesia serta melakukan pengumpulan sample data yang nantinya dapat digunakan sebagai alat bantu untuk menunjang pada penulisan KKP ini.
b. Metode Wawancara
Dalam hal ini penulis melakukan wawancara kepada karyawan yang terlibat dalam pemesanan sampai pengiriman barang, untuk mengajukan berbagai pertanyaan serta keterangan-keterangan yang berkaitan dengan sistem pengiriman barang/delivery order yang dperlukan dalam penyusunan KKP ini.
c. Metode Studi Pustaka
Yaitu metode pengambilan data dengan cara membaca buku-buku, literatur -literatur yang berhubungan dengan topik pembahasan.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam perusahaan ruang lingkupnya sangat luas, meliputi produksi, marketing, gudang (warehouse), qc (quality control) dsb. Karena luasnya permasalahan dalam lingkungan kerja tersebut, maka dalam penulisan KKP ini penulis hanya akan membahas tentang sistem pengiriman barang/delivery order.
Di dalam perusahaan memerlukan penanganan yang ekstra cepat, misalnya dalam pengiriman barang. Keterlambatan atau kesalahan produk sering terjadi didalam delivery order hal tersebut tentu saja dapat menghambat kegiatan perusahaan.
Adapun proses kegiatan yang dilakukan dalam delivery order meliputi proses pemesanan barang, pengecekan barang, pemuatan barang, pengiriman barang dan pembuatan laporan yang ditujukan kepada pimpinan.
1.5. Sistematika Penulisan
Untuk pokok - pokok dari pembahsan penulisan KKP ini, maka penulis memberikan gambaran tentang sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis akan menjelaskan gambaran tentang maksud dan tujuan, metode penulisan, ruang lingkup dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan diterangkan mengenai gambaran umum tentang konsep dasar dan peralatan pendukung (Tools System) yang digunakan dalam penulisan KKP ini.
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini menerangkan secara garis besar tinjauan terhadap sejarah perusahaan, struktur oprganisasi, tugas dan fungsi organisasi, prosedur sistem berjalan, diagram arus data, spesifikasi sistem berjalan berupa bentuk dokumen masukan dan bentuk keluaran, pemersalahan pokok, beserta alternatif pemecahannya.
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan bab penutup yang menerangkan tentang kesimpulan dari akhir penulisan laporan KKP ini dan mencoba memberikan saran - saran yang berguna bagi pebaikan dan pengembangan sistem dikemudian hari.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Secara umum sistem dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu untuk mencapai suatu maksud. Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan baik yang berskala kecil maupun besar.
Supaya dapat memahami atau mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu:
1. Prosedur
Suatu jaringan kerja yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Komponen
Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu
Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objective).
2.1.1 Pengertian Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistemyang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar yang berlainan pendapat dalam mendefinisikan suatu sistem namun tetap pada satu tujuan.
Sistem menurut Sutabri (2012a:2) menyimpulkan bahwa “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubunganya satu sama lain, yang berfungsi bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu kegiatan atau menyelesaikan sasaran tertentu”.
Suatu sistem akan lebih di kenali apabila kita mengetahui apa itu sistem. Sistem awalnya dapat dilihat dari definisi sistem itu sendiri. Pendekatan sistem memberikan banyak manfaat dalam memaharni lingkungan kita. Dilihat dari suatu sudut pandang suatu sistem, serta berusaha menemukan struktur unsur yang seseorang akan dapat menjelaskan mengapa suatu sistem tidak tercapai maksudnya.
Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistam adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lainnya, dan dapat dirinci lebih lanjut pengertian siatem secara umum adalah setiap sistem terdiri dari unsur, unsur-unsur sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang terdiri dari kelompok-kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut, dan unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
Pendekatan sistem merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan dan operasi dalam suatu organisasi dengan cara yang lebih efisien. Gordon B. Davis (1974) dalam bukunya mengatakan bahwa sistem dapat berupa abstrak atau fisis. Yang di maksud dengan sistem abstrak yaitu susunan yang teratur dari gagasan atau persepsi yang saling bergantungan. Sedangkan untuk sistem fisis yaitu serangkaian dari unsur-unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Norman L. Enger dalam bukunya mengatakan suatu sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan antara lain seperti pengontrolan inventaris atau pengontrolan jadwal produksi.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen dan komponennya mendefinisikan bahwa sistem adalah sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen- elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Pengertian sub sistem
Suatu sistem terdiri atas bagian- bagian sistem atau subsistem, sebagai contohnya sistem komputer terdiri atas subsistem-subsistem yang lebih atau terdiri dari komponen- komponen pendukung sistem itu sendiri. Subsistem hardware dapat terdiri dari alat masukan, pemrosesan, keluaran, dan media penyimpanan.
2.1.3 Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012b:13) menyimpulkan bahwa “Model umum sebuah sistem tediri dari input, proses, dan output”. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem
yang sangat sederhana mengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu system.
Konsep sistem yang sederhana adalah input, proses, dan output. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah, dan sasaran atau tujuan. Adapun pengertiannya sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen- komponen sistem atau elemen- elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi anatar suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi suatu sistem. Lingkungan luar ini dapat bersifat menguntungkan dan merugikan dari sistem tersebut. Didalam lingkungan luar yang mengguntungkan, energi dari sistem tetap terjaga, dan terpelihara, sedangkan dari lingkungan yang merugikan sistem harus terus dipertahankan dan dikendalikan jika tidak maka akan kelangsungan dari sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu sistem dengan subsistem lainnya, dengan penghubung ini sumber daya mengalir dari subsistem ke subsitem lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan, dan subsistem masuk melalui penghubung yang dapat berintegrasi dengan sistem lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang masuk kedalam suatu sistem masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perwatan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem agar sistem tersebut dapat dioperasikan, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diperoleh dan diproses untuk menghasilkan keluaran. Untuk contohnya terdapat dalam sistem komputer, sedangkan program adalah masukan sinyal yang digunakan untuk menjalankan komputer dan sebagai datanya adalah sinyal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diproses menjadi keluaran yang bermanfaat dan sisa keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem lain.
7. Pengolahan Sistem (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang di hasilkan.
2.1.4 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2010:53), suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract ) lawan sistem fisik (physical system) , sistem alamiah (natural system) lawan sistem buatan manusia (human made system), sistem pasti (deterministic system) lawan sistem probabilistik (probabilistic system), dan sistem tertutup (closed system) lawan sistem terbuka (open system).
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (Abstract System) dan fisis (physical System). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide
–ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran- pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik yaitu sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem operasi, sistem penjualan, dan lain sebagainya.
2. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Mode System). Sistem alamiah adalah sistem yang terbentuk secara alamiah, sebagai contonya adalah sistem perputaran bumi, pergantian siang dan malam. Sistem buatan manusia adalah sistem yang terbuat dari hasil pemikiran manusia, sebagai contohnya adalah sistem buatan manusia yang melibatkan inetraksi antara manusia dengan mesin yang biasa disebut dengan Human Machine System. System informasi contonya adalah Man Machine System karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu (Probabilistic System).
Sistem tertentu ini beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi interaksinya antara bagian-bagian yang dapat tedeteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sebagai contohnya adalah sistem komputer yang tingkah lakunya berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang belum ditentukan sasarannya atau dengan kata lain sistem yang masa depan dan kondisinya tidak dapat diperdiksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sitem tertutup (Closed System) dan sitem terbuka (Open System).
Sistem tetutup adalah sitem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa pengaruh lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luarnya atau subsistem lainnya. Sistem yang baik harus dirancang dengan sedemikian rupa hingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh yang baiknya saja.
2.1.5 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih baik,berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.
Menurut Darmawan (2013a:2) “Informasi adalah hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil dari pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut”.
Informasi yang berkualitas adalah informasi yang relevan (relevancy), akurat (accuracy), tepat waktu (timeliness), ekonomis (economy), efisien (efficiency), dapat dipercaya (realibility)
a. Relevan
Relavan berarti seberapa jauh tingkat relevansi informasi tersebut terhadap kenyataan kejadian masa lalu, kejadian hari ini, dan kejadian yang akan datang.
b. Akurat
Akurat berarti suatu informasi dikatakan akuarat jika seluruh kebutuhan informasi tersebut telah tersampaikan.
c. Tepat waktu
Tepat waktu berarti berbagai proses dapat diselesaikan dengan tepat waktu, laporan-laporan yang dibutuhkan dapat disampaikan tepat waktu.
d. Ekonomis (economy),
Ekonomis berarti lnformasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi.
e. Efisien
Informasi yang brkualitas memiliki sintaks ataupun sintaks yang sederhana namun mampu memberikan makna hasil yang mendalam.
f. Dapat dipercaya
Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya, sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.
2.1.6 Sistem Informasi
Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen- komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu Menyajikan informasi.
Menurut Kedall (2010:3) “Sistem informasi manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing Systems; melainkan, semua SIM mencangkup pengolahan transaksi”.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang berbasis Komputer yang menyediakan informasi bagian beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)
Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting, kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang database sehingga memuaskan keperluan saat ini dan masa datang. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model fisik, karena pada perancangan model
konseptual akan menunjukan entity dan relasi berdasarkan proses yang diinginkan oleh suatu organisasi.
Pada perancangan model konseptual penekanan tinajauan dilakukan pada struktur data dan relasi antara file, dan tidak perlu dipikirkan tentang terapan dan operasi yang dilakukan pada database. Pendekatan yang dilakukan pada perancangan model konseptual adalah menggunakan data relational yaitu dengan teknik normalisasi dan kamus data, dalam penulisan ini hanya kamus data saja yang dipakai.
2.2.1 Diagram Alir Data (DAD)
Diagarm Alir Data (DAD) atau data flow diagram (DFD) adalah suatu network yamg menggambarkan suatu sistem yang manual, otomatis atau gabungan dari kedua - duanya yang menggambarnya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
DAD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada atau yang baru dikembangkan secara logika tanpa harus mempertimbanagkan lingkungan fisik. DAD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Structure Analysis and Design).
1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2. Simbol - simbol DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai berikut :
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Simbol ini digunakan untuk asal tujuan data.
b. Arus Data (Data Flow)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arus data yang sudah disimpan atau diarsipkan.
c. Proses (Process)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan proses pengolahan dan transformasi data.
d. Simpanan Data (Data Store)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan penyimpanan data berupa file atau database sistem komputer.
3. Aturan Pembuatan DAD
Dalam perancangan sebuah sistem penggunaan DAD memiliki beberapa aturan main yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut :
a. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
b. Didalam DAD tudak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store lainnya secara langsung.
c. Didalam DAD tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity lainnya secara langsung.
d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
4. Tahapan Pembuatan DAD
DAD terdiri dari beberapa diagram yang masing-masing menggambarkan tingkatan proses yang terdapat dalam sistem yang digambarkannya. Penjelasan tentamg tahapan-tahapan DAD akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau untuk menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
b. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram konteks.
c. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagranm nol.
2.2.2 Kamus Data
Kamus data (data dictionary) adalah suatu katalog yang menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store dengsn kata lain kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Dalam kamus data harus membuat hal- hal sebagai berikut:
1. Nama arus data
Untuk memberikan nama atau tabel pada setiap arus data yang mengalir di diagram alir data.
2. Alias
Nama lain dari data yang harus ditulis, nama data yang sama mempunyai Nama yang berbeda untuk orang ataupun departemen yang satu dengan yang lainnya.
3. Tipe data
Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetak Komputer.
4. Arus data
Menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana akan menuju, supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram alir data.
5. Penjelasan
Mencatat keterangan- keterangan tentang arus data untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data.
6. Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadi arus data, digunakan untuk mengidentifikasikan kapan pemasukan data, proses program, dan laporan-laporan yang harus dilaporkan.
7. Volume
Mencatat tentang volume rata-rata yaitu banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak yang merupakan volume terbanyak dari arus data.
8. Struktur data
Menunjukkan arus data yang tercatat dalam kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen- elemen data.
Untuk menjelaskan informasi tentang struktur data yang dipakai maka biasanya digunakan notasi-notasi tertentu. Notasi atau simbol yang Digunakan dibagi menjadi 2 macam yaitu sebagai berikut :
1. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antarara lain :
2. Notasi Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi - informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi - notasi sebagai berikut:
Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT ABC President Indonesia berdiri pada bulan September 1991 sebagai bentuk kerjasama antara PT ABC Central Food dari Indonesia dan Uni-President Enterprises Corporation dari Taiwan.
Merek ABC telah cukup lama dikenal luas masyarakat Indonesia sebagai produk berkualitas tinggi dan merupakan salah satu pemimpin pasar makanan dan minuman di Indonesia. Merek ABC menyediakan berbagai kategori produk untuk konsumsi rumah tangga, dan berkeinginan untuk terus memperluas bidang usahanya ke jenis-jenis makanan dan minuman lainnya.
Uni-President Enterprises Corporation memiliki sejarah panjang sebagai produsen tepung terigu sejak lebih dari 40 tahun lalu. Saat ini perusahaan tersebut telah menjadi perusahaan makanan dan minuman terbesar di Taiwan. Bidang usahanya telah merambah ke berbagai produk makanan jadi, minyak goreng, minuman, produk-produk berbahan susu, makanan sehat, makanan beku, dan sebagainya. Selain dalam bidang produksi makanan dan minuman, Uni-President
Enterprises Corporation juga terjun dalam bidang retail dengan memiliki beberapa jaringan toko, pasar swalayan dan convenience store. Perusahaan ini terus melakukan pertumbuhan dan diversifikasi usahanya ke bidang distribusi, keuangan, asuransi, dan konstruksi.
Paduan antara perusahaan yang ahli dalam membuat saus dan perusahaan yang ahli dalam pembuatan tepung mampu menciptakan mi siap saji dengan rasa yang enak. PT ABC President Indonesia kini dikenal sebagai salah satu produsen mi terbaik di Indonesia. Mi ABC menjadi pemimpin pasar dalam kategori mi rasa pedas.
PT ABC President Indonesia memiliki visi untuk menjadi salah satu pemimpin pasar makanan dan minuman di Indonesia. Dengan pengalaman yang luas dan pengetahuan mengenai pasar lokal, ABC Central Food dan Uni-President Enterprises Corporation telah menetapkan strategi untuk hanya memproduksi makanan yang berkualitas. Hal ini sesuai dengan reputasi ABC group dan mendayagunakan hasil penelitian dan pengembangan serta pusat inovasi makanan yang dimiliki Uni-President Enterprises Corporation di Taiwan.
PT ABC President Indonesia memiliki pabrik seluas 7 hektar yang berlokasi di Karawang, Jawa Barat. Pada awal masa berdirinya, perusahaan hanya memproduksi beberapa ratus ribu karton mi. Sejalan dengan tantangan pasar, PT ABC President Indonesia mengembangkan usahanya di industri minuman teh siap saji. Pada bulan September 2005, PT ABC President Indonesia meluncurkan produk Nu Green Tea. Produk ini merupakan pelopor minuman teh hijau siap saji dalam kemasan botol PET di Indonesia. Selain konsep produk Nu Green Tea yang inovatif, perusahaan menggunakan teknologi terkini yaitu PET Aseptic Filling Technology, yang menjamin rasa dan aroma yang unggul. Saat ini Nu Green Tea adalah pemimpin pasar pada kategori Readyto-Drink Green Tea. PT ABC President Indonesia akan terus melakukan inovasi untuk memuaskan keinginan dan kebutuhan konsumen.
3.1.2. Visi dan Misi
a. Visi
Menjadi cita rasa pilihan terkini untuk hidup yang lebih bermakna. Cita rasa terkini : Enak, Berkualitas, Sehat, Inovatif, Trendi
b. Misi
1. Merk : Agar konsumen dapat merasakan produk makanan dan minuman yang berkualitas, yang mampu memberikan kegunaan optimal dari segi pemenuhan kebutuhan dan kepuasan.
2. Masyarakat : Agar dapat menjadi tempat kerja bagi orang-orang yang memiliki hasrat untuk mencapai peningkatan kesuksesan baik secara individual maupun secara organisasional.
3. Pemegang Saham: Agar mampu memaksimalkan nilai-nilai saham dan dapat menjadi perusahaan yang diterima dengan baik di kalangan masyarakat.
3.1.3. Struktur Organisasi dan Fungsi
a. Struktur Organisasi
b. Fungsi
1. Head Of SCM
a. Memimpin (SCM) Supply chain Management dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan SCM.
b. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer).
c. Menyetujui anggaran tahunan SCM.
d. Menyampaikan laporan kepada Management atas kinerja SCM.
1.1. Menejer PPIC & Warehouse
Menyusun rencana pengadaan bahan yang didasarkan atas forecast dari marketing melalui pemantauan kondisi stock barang yang akan diproduksi. Melakukan monitoring pada bagain inventory pada proses produksi, penyimpanan barang di gudang maupun yang akan didatangkan pada perusahaan sehingga saat proses produksi yang membutuhkan bahan dasar bisa berjalan dengan lancar dan seimbang. Bertanggung jawab atas ketepatan laporan gudang.
1.1.1. Section Head of PPIC
Merencanakan jadwal produksi dan mengendalikan pengadaan bahan baku (Raw Material)/RM dan barang jadi (Finish Good)/FG. Merencanakan kedatangan RM untuk menunjang kelancaran proses produksi sesuai jadwal yang telah dibuat. Membuat jadwal produksi berdasarkan Confirmed Weekly Order (CWO) yang diterima. Memantau tingkat persediaan dari gudang RM maupun FG sehingga standard dan persediaan penyangga tetap terjaga.
1.1.2. Head of Warehouse
Merencanakan dan mengendalikan kegiatan pergudangan sehingga tercapai tujuan utamanya, yaitu keamanan, keakurasian jumlah dan kebutuhan barang yang dikelola, dengan melaksanakan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Menerapkan prosedur kerja, termasuk syarat-syarat, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) untuk menjaga dan memelihara semua aset perusahaan berupa aset tetap atau aset tidak tetap. Menjaga kelancaran dan pelaksanaan semua kegiatan arus transaksi barang melalui penentuan tata letak gudang serta penunjang tenaga pelaksana, agar tercapai pemanfaatan fasilitas dan optimalisasi tenaga kerja.
1.1.2.1 Unit Head of Finish Good
Mengelola
dan bertanggung jawab pada gudang Finish Good atau barang jadi, seperti
memastikan keamanan dan keakurasian jumlah barang di gudang FG. Mengkoordinasi dan mengawasi proses operasional gudang seperti penempatan barang, penerimaan barang serta pengeluaran barang harus berdasar FIFO dan FEFO.
1.1.2.2 Unit Head of RMPM
Mengelola dan bertanggung jawab pada gudang Raw Material Packaging Material. Memastikan keamanan dan keakurasian jumlah barang RMPM seperti terigu, bumbu, karton dll.
1.1.2.3 Unit Head of BT/BS
Mengelola dan bertanggung jawab pada gudang BT/BS. Memasikan keamanan dan keakurasian jumlah barang seperti oli, solar, spearpart alat pendukung serta mengelola barang sisa produksi dan retur.
1.1.2.4 Unit Head of DEPO
Mengelola dan bertanggung jawab pada tiap- tiap depo yang tersebar di Indonesia.
1.2 Asst. Manager logistic
Memastikan seluruh proses pengiriman barang sesuai dengan SOP. Memastikan kesesuaian antara fisik barang yang dikirim dengan dokumen yang ada. Berkoordinasi dengan pihak gudang, sales, distributor, ekspedisi dan HO. mengelola dan merencanakan sistem pengiriman barang guna mencapai tujuan bersama dengan memberi manfaat maksimal bagi perusahaan dengan biaya operasi seminimal mungkin.
1.2.2 Unit Head Of Delivery Planning
Mengawasi dan merencanakan pengiriman Finish good ke konsumen. Membuat laporan dan dokumentasi proses pengirimaan barang. Berkoordinasi dengan pihak gudang dalam proses pengiriman barang. Mengelola manpower dan mengoptimalisasi alur pengiriman barang.
1.2.3 Unit Head of Trucking
Berkoordinasi dengan pihak ekspedisi. Merencanakan dan mengatur jadwal tiap armada dari ekspedisi. Menyaring armada sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Meningkatkan kualitas pengiriman, ketepatan dan profesional.
 |
Purchase Order |
 |
Sales Order |
 |
| Surat Perintah Muat Barang |
 |
| Catatan Loading |
 |
| Delivery Order |
 |
| Faktur |
Post a Comment for "Laporan Kuliah Kerja Praktek "Analisa Sistem Delivery Order Pada PT ABC President Indonesia""